Husker du sist du mottok en Excel-fil fra en kollega som ønsket å dele en analyse han eller hun hadde gjort med deg? Har du noen gang forsøkt å telle hvor mange unike Excel-filer dere har totalt i organisasjonen? Excel er et utbredt og mye brukt verktøy i Office 365 pakken, og av god grunn, men en organisasjon kan fort miste kontroll over antall filer, hvor siste versjonen befinner seg, hvor dataene kommer fra og hvem som eier filene.
Power BI er, i likhet med Excel, et selvbetjent verktøy som lar deg analysere data. For å unngå at det flyter over med antall rapporter og dashboards bør det defineres en tydelige retningslinjer og roller for bruken av verktøyet. Dette vil også bidra til at man har én sannhet av informasjonen.
Hva innebærer governance av rapporteringsløsninger?
Ved anskaffelse og utrulling av en rapporteringsløsning bør organisasjonen definere prosesser for å styre og forvalte løsningen og innsikten som produseres gjennom hele livssyklusen. Selv om det ofte er snakk om at rapporteringsløsninger skal være selvbetjente løsninger – er det også ønskelig at brukerne skal oppleve at de har den nødvendige kunnskapen og støtten for å kunne ta i bruk løsningen på en sikker og produktiv måte. Fra et teknisk perspektiv ønsker man samtidig sikre at ytelsen er der den skal være, og at kostnadene ikke overstiger det som er nødvendig.
Governance av rapporteringsløsninger gir formelle retningslinjer og kan fungere som et rammeverk for hvordan løsningen skal brukes i din organisasjon. Målet er å sikre god brukeradopsjon av løsningen gjennom tydelige roller og ansvarsfordeling, tilgjengelighet til løsningen og innsikten, sikkerhet med tanke på tilgang til data og muligheter ved løsningen, pålitelighet, konsistens og brukervennlighet med underliggende prosesser. Videre presenteres disse punktene mer i detalj.
1. Roller og ansvar
Definer de nødvendige rollene organisasjonen trenger under utrulling, bruk og forvaltning av rapporteringsløsningen. Det bør også defineres tilgang og ansvar for de ulike rollene.
Konstater gjerne hvilke faser og deler av løsningen rollene skal ha tilgang til. Kanskje skal noen av rollene kun få leser tilgang til innsikten, mens andre skal ha tilgang til å kunne skape og dele innsikt.
2. Tilgjengelighet og sikkerhet
Planlegg hvor mange brukere det vil være av løsningen. Dette vil påvirke kostnadene og lisensmodellen som bør velges, samt hvilke ansvar de ulike rollene bør ha.
Definer hvilke krav som stilles til brukerne av løsningen; skal alle brukere kunne lage egne rapporter eller skal man definere ulike brukergrupper med ulikt tilgangsnivå? Kanskje det bør stilles krav til ferdighet i løsningen eller krav om opplæring?
Definer hvem som skal ha tilgang til de ulike dataene og datasettene som settes opp for rapporteringsløsningen. Planlegg også for tilstrekkelig opplæring knyttet til sikkerhet for sluttbrukere.
3. Pålitelighet
Planlegg flyten av dataene gjennom hele livssyklusen, samt hvilken rolle rapporteringsløsningen skal ha.
Sikre at det er tilgjengelig informasjon knyttet til hvilke rapporter og dashboards som eksisterer, og hvilke datakilder som benyttes.
Tilgjengeliggjør informasjon og materiale som forteller hvordan dataene behandles, transformeres og fremstilles. Dette vil bidra til å øke sannsynligheten for at brukerne stoler på informasjonen og innsikten de mottar.
4. Konsistens og brukervennlighet
Definer en felles praksis for rapportdokumentasjon, distribusjon, navnestandarder og versjonskontroll.
Utform er felles designmal for hvordan offisielle rapporter skal settes opp. Dette vil bidra til at sluttbrukere raskt vil gjenkjenne de offisielle rapportene og at innsikten er pålitelig.
Produser dokumentasjon og materiale for rapportutviklere som bidrar til økt forståelse for tilgjengelig data, definisjonsbruk og krav til håndtering av dataene.
5. Monitorering og overvåking
Sørg for å måle og se til at rapportene som tilgjengeliggjøres faktisk brukes i organisasjonen - dette er med på å sikre at man skaper løsninger som faktisk tas i bruk.
Be brukerne om tilbakemelding på om rapportene og se til at tilgjengelig informasjonen dekker innsiktsbehovet. Det er ingen andre en brukerne av løsningen som vet dette best.
Hva kan du gjøre for å komme i gang?
Hvis du ikke har en rapporteringsløsning i organisasjonen din i dag, kan et naturlig startpunkt være å kartlegge dagens situasjon og definere hva dere ønsker å oppnå med en rapporteringsløsning. Hvilke ønsker og behov har organisasjonen din for innsikt?
Lag en klar plan på hvordan dere ønsker at organisasjonen skal ta mer datadrevne beslutninger og hvem som har behov for innsikten rapporteringsløsningen skal gi.
Dersom dere allerede har en løsning, anbefaler jeg å se på målet dere satte dere ved anskaffelsen av løsningen. Hvem var innsikten ment for og har den blitt tatt i bruk slik dere ønsket? Hvis svaret er nei, ta et steg tilbake og se til at dere har en entydig plan og et godt governance rammeverk som bidrar til at løsningen dekkes deres behov og ønsker.
Ta kontakt med Nina Risung - nina.risung@quarks.no for å høre mer om hva som skal til før, under og etter utrulling for å sikre god styring av rapporteringsløsninger i din organisasjon.